デスクダイヤリーは、いつ、どこそこのクライアントと
打ち合わせ、飲み会の予定、社内打ち合わせ・・・など予定表と
して使っていると思うが、これにTo Doリストをつけて
業務進行表も兼ねたら日々の仕事の進捗状況がわかる。
週の初めに、今週やるべき行動予定を書く。
私のダイヤリーは週間予定表なので、横軸にとって
ある曜日カレンダーの下の一括メモ欄に行動予定を
箇条書きで書いていく。
メモ上の欄に「前週は何%予定業務を達成したか」を数字で示す。
金曜日の夕方か、月曜日の朝に前週の行動予定の達成率を
チェックするのだ。
感覚でいいので、80%とか60%とか書いていく。
この数字80%がだいたい私の合格レベルとしている。
60%が頻繁に出現するときは、少し仕事量を減らしていく。
90%が続くとうれしくなる。
デスクダイヤリーは、バランススコアカードのアクションプラン
と連動しているから、別にクライアントとの打ち合わせが
入っていなくても忙しい日々を送るわけだ。
つまり、
・ホームページの●●を直す
・DMを20通●●へ送る
など社内作業も入っているからだ。
※バランススコアカードとは下記のメルマガを参照
「Vol.17 バランススコアカードは企業の未来日記」
カレンダーの各曜日上覧には、その日に電話すべき
相手先の名前を記す。
営業経験上、だいたいどのくらいで電話したらいいか
タイミングがわかるので、明日ではなく、来週(水)とか
電話をする予定も入れておく。
これが、外注先への催促となったり、クライアントへの
提案結果を教えてもらう日のスケジュールとなる。
例えば、今日提案した案件はだいたい2週間後には
もらえるかな・・・と思ったときは2週間後の(水)に
電話予定を書いておく。
こうすれば、「そういえばあの案件どうなっただろうか」と
思い立ったときではなく、だいたいこのくらいで電話を入れる・・・
というように日にちがスケジュール化されているので
忘れることはない。
また、相手から「会いたい。いつ来てくれる?」という電話があった
場合は「来週ならあいているからいつでもけっこうです。」
ではスケジューリングにならない。
「今週は忙しいから来週で」というのもダメだ。
だいたい相手から「2.3スケジュール欲しい」といってくるから
業務の間に測れるタイミングのいい時間と日にちを
こちらから連絡するのだ。
相手先が遠くだとその中間地点に1件入れたり、
週の前半は社内作業、中盤は営業、後半は都内で調べモノ・・・
といったように仕事のメリハリが出るようにしたほうが
効率がよくなる。
だから、メリハリのつく範囲内で、こちらの予定を
申告するのだ。
もちろんお客様のスケジュールが最優先なので、
自分のスケジュールを無理強いすることは慎まねばいけない。
今使っているダイヤリーは文具店で5種類
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「Vol.37. お客様には電話をさせない」
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